Lleoliad:
Ystafell Gynadledda 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Iau, 12 Ionawr 2017
Amser: 10. - 12.30
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau’r Bwrdd Rheoli: |
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc Adrian Crompton, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Mark Neilson, Pennaeth TGCh a Dalledu Kathryn Potter, Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil Matthew Richards, Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Dros Dro Gwasanaethau’r Comisiwn Sulafa Thomas, Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Christopher Warner, Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth Gareth Watts, Pennaeth Dros Dro Llywodraethu ac Archwilio Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau Lowri Williams, Head of Human Resources |
|
Staff y Bwrdd Rheoli: |
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth) |
|
Eraill yn bresennol |
Cafwyd ymddiheuriadau gan Nia Morgan, Cyfarwyddwr Cyllid a Mair Parry-Jones, y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi.
Cytunodd Lowri Williams i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion staff.
Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod o’r Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 12 Rhagfyr yn gywir. Cadarnhaodd y Bwrdd y camau risg corfforaethol mewn perthynas â pharatoi cynllun ar gyfer risgiau sy’n dod i’r amlwg.
Rhoddodd Anna Daniel a James Griffin y wybodaeth ddiweddaraf yn dilyn sefydlu a gwaith cynnar y Bwrdd FySenedd, am y rhaglen i greu senedd ddigidol o’r radd flaenaf, am ei gweledigaeth i wneud ymgysylltiad yn haws ac yn gyflymach, ac am y cynllun ar gyfer cyflawni’r weledigaeth.
Gofynnwyd i’r Bwrdd Rheoli ystyried sut y gellid wynebu’r heriau allweddol a allai effeithio ar ddarparu’r rhaglen, y goblygiadau ar gyfer meysydd gwasanaeth, a lefel yr uchelgais a chyflymder y newid yr oedd y Bwrdd yn fodlon eu cefnogi; a’r rôl y gallai FySenedd ei chwarae yn nyfodol Cynulliad diwygiedig.
Roedd y rhaglen yn gweithio i ddarparu gwelliannau ymarferol yn weddol gyflym, ac roedd yn gorfod ymateb i gyd-destun y Cynulliad sy’n newid yn gyson a blaenoriaethau sy’n datblygu y Comisiwn. Roedd y meysydd gwasanaeth yn teimlo’r pwysau o gyflwyno gyda chyflymder, ac er bod y meysydd gwasanaeth yn parhau â’r cyfrifoldeb dros integreiddio a gweithredu agweddau perthnasol ar y rhaglen, gallai’r tîm Trawsnewid Strategol fod angen rheolwyr prosiect medrus ychwanegol yn y dyfodol. Cytunodd y Bwrdd y dylid parhau i adolygu hyn, a bod achos yn cael ei roi gerbron y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau os bydd angen.
Roedd yn bwysig bod Bwrdd FySenedd yn cyfatebu uchelgais y rhaglen â’r adnoddau a’r gallu sydd ar gael i’w cyflawni, ond gan gofio disgwyliadau’r Comisiwn a’r Prif Weithredwr i wneud cynnydd yn gyflym.
Mae’r defnydd o’r dull rheoli prosiect Hyblyg yn effeithiol, a byddai’n helpu i gyflawni gyda’r cyflymder angenrheidiol, ond roedd ar staff angen gwell dealltwriaeth o’r ffordd y mae’n gweithio.
Byddai’r rhaglen yn cael ei thrafod yng nghyfarfod y Comisiwn ar 27 Chwefror, ynghyd â’r Strategaeth Ymgysylltu â’r Cyhoedd, a dywedodd y Bwrdd ei bod yn bwysig bod y ddau yn disgrifio uchelgais y Cynulliad yn gyson â’i gilydd.
Camau i’w cymryd:
· Non Gwilym i ymuno â’r Bwrdd FySenedd i gefnogi cyfathrebu effeithiol.
· Dave Tosh a Gareth Watts i godi ymwybyddiaeth a dealltwriaeth drwy’r sefydliad o’r ffordd y mae’r prosiect rheoli Hyblyg yn gweithio, gan gynnwys yr angen i roi sylw i faterion llywodraethu, cyn i’r staff gymryd rhan.
· Dave Tosh i sicrhau bod y gwasanaethau cymorth, yr Adran Adnoddau Dynol a’r Adran Rheoli Ystadau a Chyfleusterau yn benodol, yn cael eu paratoi ar gyfer y gwaith canlyniadol a fydd yn deillio yn sgîl y rhaglen.
· Pob maes gwasanaeth i ystyried yr adnoddau sydd eu hangen arnynt i gefnogi a chyflwyno’r rhaglen, ac i’w cynnwys yng nghynlluniau gwasanaethau a thimau, ac mewn amcanion staff.
· Caiff y newyddion diweddaraf am y rhaglen ei gyhoeddi’n fewnol, gyda’r tabl ‘trosi ein gweledigaeth yn welliannau ymarferol’ a’r ‘porth personol’ yn helpu staff i ddeall y manteision ymarferol yn well.
· Penaethiaid Gwasanaeth i drefnu i gyfathrebu â staff drwy gyfarfodydd tîm neu gan gyfeirio at y diweddariad ar-lein.
Llongyfarchodd Claire Clancy y tîm ar y gwaith da iawn a wnaed hyd yma.
Croesawyd Kevin Davies i’r cyfarfod a, chyda Non Gwilym, amlinellodd y fframwaith newydd i ddarparu nod strategol y Comisiwn o ymgysylltu â’r cyhoedd yn y Pumed Cynulliad, gyda gweithgareddau a mentrau i adeiladu ar y llwyddiant a gafwyd yn ystod y Pedwerydd Cynulliad. Dros y flwyddyn ddiwethaf, gwnaed gwaith ar gyfer meincnodi o ran sefydliadau eraill sydd ag arbenigedd yn y maes hwn. Nid yw seneddau eraill wedi gwneud hyn eto.
Roedd y strategaeth i gael ei chyflwyno i’r Comisiynwyr, a gofynnwyd i’r Bwrdd Rheoli wneud sylwadau ac ystyried unrhyw weithgaredd ar lefel uchel nad oedd wedi’i nodi yn y papur hyd yma.
Ystyriodd y Bwrdd weithgareddau yn ymwneud â chyfrifoldebau cymdeithasol corfforaethol a pha mor uchelgeisiol y gallai’r Cynulliad fod o ran cynnig budd o’r naill ochr i’r llall i sefydliadau allanol, sy’n cyfrannu drwy sesiynau tystiolaeth y pwyllgor, sgyrsiau rhwydwaith, ac ati. Cydnabuwyd mai’r cyfraniad yr oedd y Cynulliad yn ei gyflawni oedd gwell gwasanaethau cyhoeddus a gwell deddfwriaeth drwy graffu. Roedd y Gwasanaeth Adnoddau Dynol eisoes yn darparu rhai gweithgareddau’n ymwneud â chyfrifoldebau cymdeithasol corfforaethol.
Mae argymhellion y Bwrdd yn cynnwys:
· ychwanegu rhagor o gyd-destun o ran cryfderau a gwendidau, tueddiadau i ymateb i, ac hefyd amlinellu lefelau;
· gan gynnwys y cysylltiadau clir â’r rhaglen FySenedd;
· aildrefnu’r cynnwys i dynnu sylw at faint sydd eisoes wedi’i wneud;
· sefydlu rhai dulliau ansoddol o werthuso, i benderfynu ar effeithiolrwydd; a
· chan fod canlyniadau ar gyfer y ffordd y mae pwyllgorau’n gweithredu, ei bod yn bwysig i weithio gyda’r cadeiryddion pwyllgorau i sicrhau y byddai’r strategaeth honno’n cael ei chyflawni.
Camau i’w cymryd
· Anna Daniel a Non Gwilym i ddarparu rhagor o fanylion am y cysylltiadau â’r rhaglen FySenedd.
· Lowri Williams i ystyried y cyfrifoldebau cymdeithasol corfforaethol presennol a sut i’w halinio’n well â gwaith y Cynulliad.
Diolchodd y Bwrdd i Non a Kevin am y gwaith da a wnaed hyd yma.
Amlinellodd Claire Clancy y sefyllfa ariannol ar hyn o bryd, a nododd fod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn edrych ar y pwysau ar gyfer y flwyddyn ariannol bresennol a’r nesaf. Hon yw’r flwyddyn fwyaf heriol, oherwydd gwaith ar raddfa fawr a gofynion ychwanegol o ran adnoddau a nodwyd yn dilyn y broses cynllunio cynhwysedd.
Gofynnwyd i’r Bwrdd sicrhau bod y tîm Cyllid yn cael y rhagolygon cywir, diweddaraf gan y meysydd gwasanaeth, a nodwyd y dylid meddwl yn gynnar o ran y cynlluniau capasiti, ac adnabod yn gynnar unrhyw fentrau newydd ar y gorwel.
Mae’r gwaith ar y strwythur pwyllgorau ar y trywydd iawn.
Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 2 Chwefror.